Taksi Helsinki Oy:n yhtiökokousrekisterin tietosuojaseloste

1 Yleistä

Taksi Helsinki Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme yhtiökokousrekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa tietosuojavastaavamme sähköpostitse tietosuojavastaava@taksihelsinki.fi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.8.2022.

2 Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Nimi:       Taksi Helsinki Oy

Osoite:    Ratamestarinkatu 7 B

               00520 Helsinki

Puhelin:   09 8770 2400

Y-tunnus: 0838031-9

Taksi Helsinki Oy:n tietosuojavastaava:

Marko Buuri, tietosuojavastaava@taksihelsinki.fi

3 Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä Yhtiön osakkeenomistajien ja osakkeenomistajien avustajien tai muutoin valtuuttamien henkilöiden henkilötietoja.

4 Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia, Yhtiön osakkeenomistajia, heidän laillisia edustajiaan ja heidän valtuuttamiaan henkilöitä tai avustajiaan koskevia henkilötietoja:

• osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus;
• osakkeiden lukumäärä;
• mahdolliset tiedot asiamiehestä, edustajasta tai avustajasta ja valtakirjasta; ja
• mahdolliset muut ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot. 

5 Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään (esim. ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajalta kerätään häntä koskevat tiedot). Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä, keräämme henkilötiedot ensisijaisesti tällaiselta asiamieheltä (esim. ilmoittautumisen yhteydessä asiamieheltä kerätään häntä ja hänen edustamaansa osakkeenomistajaa koskevat tiedot valtakirjaa tai muuta luotettavalla tavalla osoitettua edustusoikeutta esittämällä).

Jos rekisteröity aikoo osallistua yhtiökokoukseen, henkilötietojen antaminen on pakollista.

6 Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Osakkeenomistajan nimen, henkilötunnuksen, y-tunnuksen, osakkeiden lukumäärän, asiamies- ja avustajatietojen sekä muiden ilmoittautumisen yhteydessä annettujen lisätietojen käsittely perustuu Taksi Helsinki Oy:n lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen. 

Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on osakkeenomistajien yhtiökokoukseen ilmoittautumisen mahdollistaminen, osakkeenomistajien henkilöllisyyden ja osallistumisoikeuden varmistaminen sekä muut yhtiökokouksen järjestämiseen liittyvät toimenpiteet.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on myös yhtiökokouksen osallistuja- ja ääniluettelon laatiminen, mahdollisten äänestysten järjestäminen ja yhtiökokouksen päätösten muodostaminen. Yhtiökokouksen pöytäkirjaan liitetään yhtiökokouksen ääniluettelo yhtiökokousrekisterin perusteella. Kyseinen ääniluettelo sisältää vain osakkeenomistajan ja mahdollisen edustajan ja avustajan nimen sekä osakkeiden ja äänten lukumäärän.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksilöimiseen Yhtiön osakeyhtiölaissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7 Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Henkilötietoja siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tietojen käsittelemiseksi.

Rekisterin tietoja voidaan jakaa niille kolmansille osapuolille, jotka osallistuvat yhtiökokouksen järjestämiseen ja tarvitsevat omassa toiminnassaan rekisterin tietoja. Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8 Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

9 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä, kunnes tässä tietosuojaselosteessa määritellyt tarkoitukset on pystytty toteuttamaan, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään tietoja pidempään.

Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjat, osallistujalistat ja muu yhtiökokousmateriaali säilytetään Yhtiön koko toiminnan ajan Yhtiön lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

10 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista;
• vaatia epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojen poistamista, jos niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin tai jos osakastieto on poistettava EU:n tai sen jäsenvaltion lain säännösten noudattamiseksi, jonka alainen rekisterinpitäjä on tai jos osakastietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Sinun tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Salaamme Yhtiömme ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot.

12 Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@taksihelsinki.fi.