Yhtiökokousrekisterin tietosuojaseloste

Taksi Helsinki Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme yhtiökokousrekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa tietosuojavastaavamme sähköpostitse tietosuojavastaava@taksihelsinki.fi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.3.2024.

Nimi:            Taksi Helsinki Oy

Osoite:         Ratamestarinkatu 7 B

                     00520 Helsinki

Puhelin:        09 8770 2400

Y-tunnus:      0838031-9

Taksi Helsinki Oy:n tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@taksihelsinki.fi

Käsittelemme Rekisterissä Yhtiön osakkeenomistajien ja osakkeenomistajien avustajien tai muutoin valtuuttamien henkilöiden henkilötietoja.

Jos osakkeenomistaja ilmoittautuu internetin kautta, Euroclear Finland Oy toimii tietojen keräämisen teknisenä toteuttajana. Tämän palvelun kautta voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, arvo-osuustilinumero, osake- ja äänimäärät, äänet ehdotuksista. 

Arvo-osuustilinumeroa käytetään vain Euroclear Finland Oy:n järjestelmässä tapahtuvassa tunnistamisessa, eikä sitä luovuteta yhtiölle. 

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään (esim. ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajalta kerätään häntä koskevat tiedot). Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen asiamiehen välityksellä, keräämme henkilötiedot ensisijaisesti tällaiselta asiamieheltä (esim. ilmoittautumisen yhteydessä asiamieheltä kerätään häntä ja hänen edustamaansa osakkeenomistajaa koskevat tiedot valtakirjaa tai muuta luotettavalla tavalla osoitettua edustusoikeutta esittämällä).

Kun ilmoittautuminen tapahtuu internetin kautta, järjestelmä vertaa annetut tiedot Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon ja poimii ilmoittautujan omistustiedot osakasluettelolta.  Ilmoittautumisjärjestelmää ylläpitävän Euroclear Finland Oy:n lisäksi tietoja siirretään tarpeen mukaan muille luotetuille palveluntarjoajille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun.

Jos rekisteröity aikoo osallistua yhtiökokoukseen, henkilötietojen antaminen on pakollista.

Osakkeenomistajan nimen, henkilötunnuksen, y-tunnuksen, osakkeiden lukumäärän, asiamies- ja avustajatietojen sekä muiden ilmoittautumisen yhteydessä annettujen lisätietojen käsittely perustuu osakeyhtiölaissa ja muualla lainsäädännössä Taksi Helsinki Oy:lle asetettuihin velvoitteisiin koskien yhtiökokousta. Henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on osakkeenomistajien yhtiökokoukseen ilmoittautumisen mahdollistaminen, osakkeenomistajien henkilöllisyyden ja osallistumisoikeuden varmistaminen sekä muut yhtiökokouksen järjestämiseen liittyvät toimenpiteet.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on myös yhtiökokouksen osallistuja- ja ääniluettelon laatiminen, mahdollisten äänestysten järjestäminen ja yhtiökokouksen päätösten muodostaminen. Yhtiökokouksen pöytäkirjaan liitetään yhtiökokouksen ääniluettelo yhtiökokousrekisterin perusteella. Kyseinen ääniluettelo sisältää vain osakkeenomistajan ja mahdollisen edustajan ja avustajan nimen sekä osakkeiden ja äänten lukumäärän.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksilöimiseen Yhtiön osakeyhtiölaissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

Henkilötietoja siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tietojen käsittelemiseksi.

Henkilötietoja luovutetaan Euroclear Finland Oy:lle, joka toimii yhtiökokousjärjestelmän teknisenä toteuttajana ja ylläpitäjänä ja käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä, kunnes tässä tietosuojaselosteessa määritellyt tarkoitukset on pystytty toteuttamaan, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään tietoja pidempään.

Yhtiökokouksen pöytäkirjaan liitetään ääniluettelo, joka sisältää osakkeenomistajan nimen, äänilipun numeron sekä omistustiedot (omistus- ja äänimäärä sekä osakesarja). Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja liitteinen, osallistujalistat ja muu yhtiökokousmateriaali säilytetään Yhtiön koko toiminnan ajan Yhtiön lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, mutta kuitenkin vähintään 10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä

Euroclear Finland Oy säilyttää yhtiökokousilmoittautumisjärjestelmän kautta kerättyjä henkilötietoja 4 kuukautta kokouksen päättymisestä.

Ääniliput, joilla yhtiökokouksessa äänestetään, sisältävät äänimäärän, äänilipun numeron ja viivakoodin, jonka avulla osakkeenomistaja voidaan tunnistaa. Ääniliput eivät sisällä nimitietoa.

Jos kokouksessa äänestetään, ääniliput jäävät näiltä osin yhtiölle, kun ääniä on käytetty. Ylijäävät ja käyttämättömät ääniliput hävitään tietoturvallisesti heti kokouksen jälkeen.

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista;
• vaatia epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojen poistamista, jos niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin tai jos osakastieto on poistettava EU:n tai sen jäsenvaltion lain säännösten noudattamiseksi, jonka alainen rekisterinpitäjä on tai jos osakastietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Sinun tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Salaamme Yhtiömme ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot.

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@taksihelsinki.fi.